Как да създадем система за оценка на персонала?

Съветите на Дик Гроут

Създаването на нова система за оценка на работата на персонала е трудно начинание. Още по-трудно е, ако организацията не притежава логична и добре проверена процедура, по която да разработи новата система.

На база на опита на Дик Гроут  в работата на десетки компании, където е участвал в създаването на системи за оценка на персонала (които действително работят), ви предлага десет съвета. Тези съвети ще помогнат на всяка една компания да създаде нова система за оценка на работата на персонала, която ще предоставя полезна информация и ще бъде приета по ентусиазиран начин от всички участници в нея.

Първо. Включете активно топ мениджмънта. Без подкрепата и съпричастието на топ-мениджмънта, нито една система или програма няма да проработи. Висшият мениджмънт следва да разработи стратегически план, да идентифицира ценностите и ключовите компетенции в компанията, да изгради специален екип по внедряване на системата за оценка, да демонстрира важността на системата за оценка чрез активно участие в процеса по нейното създаване и внедряване, както и да използва резултатите от оценката при вземането на управленски решения.

Второ. Установете критериите на идеалната система. Вземете предвид потребностите на четирите групи „играчи”, които присъстват в която и да е система за оценка:

         Оценителите, които трябва да оценяват работата

         Хората, които ще бъдат оценявани

         Професионалистите по човешки ресурси, които администрират системата

         Висшият мениджмънт, който води организацията

Определянето на очакванията на четирите групи още в самото начало осигурява подкрепата им за системата, веднъж след като тя бъде окончателно изработена. Попитайте всяка група: „Как следва да изглежда системата, за да е изключително успешна за вас?” Целете се нависоко, не търсете посредствените резултати.

Трето. Създайте специален екип, който ще внедрява и прилага системата. Това следва да е група от персонала, като в нея присъстват представители както на оценяващите, така и на оценяваните служители, от всички функционални направления и йерархични нива на организацията. Екипът по прилагане на системата е отговорен за покриване на две основни изисквания на успешната система за оценка. Първо, разработването на подходящите форми за оценка, политики и процедури. Второ (което често пъти се недоглежда), осигуряването на успешното приложение на системата за оценка.

Четвърто. Започнете с изготвяне на формата за оценка. Формата за оценка е като фар, който ще привлече вниманието на всички. Съставете формата за оценка и получете колкото се може повече обратна връзка за нея. Не вярвайте на хората, които ви казват, че формата не е важна. Те грешат. Ако съставяте формата със собствени сили вътре в организацията си, направете всичко възможно тя да оценява както поведението, така и резултатите.

Пето. Вградете вашата мисия, визия, ценности и ключови компетенции във формата. Оценката на работата е средство, не крайна цел. Истинската цел на всяка система за оценка на работата е да направи така, че стратегическият план, визията и ценностите на компанията са пределно ясни на персонала и се осъществяват. Ключовите компетенции, очаквани от всички членове на организацията следва да се включат, опишат и измерят. Ако мисията на фирмата не е достатъчно ясно описана в системата за оценка, най-вероятното следствие е да се появи цинизъм, скептицизъм и ирония в известна част от персонала. Ценностите стават истински само когато хората се държат отговорни за придържането към тях.

Шесто. Комуникирайте непрекъснато. Разпространете сред персонала проекто-документите на системата и поканете участниците в нея да направят препоръки. Нека процесът по разработването на системата да е видим, чрез регулярни съобщения и обяви, насочени към персонала. Използвайте проучвания, пробни тествания на системата, търсете обратната връзка и помнете фундаменталния принцип – „Хората подкрепят онова, което са подпомогнали да бъде създадено”.

Седем. Обучете всички оценители. Системата за оценка на работата изисква множество от умения – наблюдение на поведението, поставяне на цели, развитие на хората, борба с неприемливото поведение, убеждаване, разрешаване на проблеми, планиране и т.н. Ако обучението на оценителите не е възможно най-подробно, системата за оценка няма да даде особени резултати. И още – не игнорирайте най-важното от всички изисквания: в прилагане на системата за оценка ще има нужда от много кураж.

Осем. Ориентирайте в ситуацията всички оценявани служители. Целта на системата и нейните процедури следва да се разяснят предварително (и ентусиазирано) на всички, които ще бъдат свързани с нея. Следва да се осигурят специфични умения, ако новата система изисква самооценка, оценка на висшестоящите или разработването на план за индивидуално развитие.

Девет. Използвайте резултатите, които получавате от системата за оценка. Ако резултатите не се използват за повишаване на служители, заплати, развитие, обучение и освобождаване, хората ще осъзнаят, че цялата работа със системата за оценка е просто едно излишно занимание без стойност.

Десет. Наблюдавайте и коригирайте системата за оценка. Одитирайте качеството на оценките, степента, в която се използва системата и степента, в която се постигат целите от съществуването на системата. (Едно от най-големите предимства на онлайн системите за оценка е, че всички тези данни са достъпни по всяко време). Подавайте обратна връзка към мениджърите, оценителите и оценяващите. Обучавайте новите оценители веднъж след като те бъдат назначени на мениджърски постове. Активно търсете предложения и мнения за подобряване на системата.

Процесът на оценка на работата в една компания е от критична важност. Системата за оценка дава отговор на два въпроса, които всеки член на една организация би искал да знае:

1. Какво очаквате от мен?

и

2. Как се справям, оправдавам ли очакванията ви?

Ето защо, използването на моите 10 съвета ще ви помогне да създадете система, която ще дава акуратни и пълни отговори.

За автора: Дик Гроут е един от най-успешните и известни автори, консултанти и лектори в САЩ по въпросите на управление на оценката, лидерството и изграждане на организационно съвършенство.

Ползите от аутсорсинг

Както Ви е известно основната причина за изнасянето на определени дейности е заради търсенето на по-високо ниво на експертиза или капацитет, с който не разполагат  в организациите.

Все по – често компаниите  поверят някои дейности на външен партньор. Основните спестявания идват от отпадането на необходимостта от наемане на специалисти на съответното заплащане. Курсовете, тренингите и останалите инициативи за повишаване на уменията на служителите също вече не са разход за организацията. Освен това при аутсорсинга заплащането по-често става при свършена работа, а не с договори за продължителни периоди от време.

Изнасянето на дейности означава, че вътрешните ресурси могат да се включват в други инициативи, вместо да съвместяват много  функции.  Когато HR операциите се извършват вътре в компанията, често се случва специалистите да се занимават и с дейности  извън  тези,  за които са наети. В крайна сметка това може да намали капацитета им да помагат с иновативни идеи в собствените им области.

Чрез аутсорсинг  на странични  бизнес  функции,  можете да се съсредоточите върху основния си бизнес. Така компанията може да предлага  по-добър продукт, без да се разсейва с несвойствени за нея дейности. Това се отнася с особена сила за начинаещите компании, които имат нужда да разработят същинските си услуги и продукти.

Доверявайки се на външни специалисти при ползването на услуги в областта на човешките ресурси Вие ще получите:

  • по – добра експертиза;
  • по – ниски разходи;
  • по – добър набор от инструменти;
  • освобождавате вътрешни ресурси;
  • фокусирате се върху бизнеса си.

Как да задържим ценните служители?

Експертите по човешки ресурси формулират някои общи принципи, които са валидни в почти всяка ситуация:

Намерете правилните хора

Дефинирайте правилно необходимите Ви длъжности. Определете необходимия брой служители за конкретните длъжности. Създайте критерии за подбор. Изберете каналите за набиране на подходящи служители. Създайте необходимата вътрешно фирмена документация за регламентиране на работния процес.

Определете кариерното развитие на служителите си

Служителите,  искат да видят как ще се развива кариерата им в бъдеще във въпросната фирма. Организациите трябва да гарантират, че кариерното развитие и възможности са ясни за всички. Нужно е организациите да управляват очакванията честно. Те трябва да покажат ясно кога съществуват такива възможности. По-важното обаче е да стане ясно на какви изисквания за лични и бизнес стремежи на служителите трябва да отговорят те, за да бъде постигнат напредък.

Предложете възможност за обучение и развитие

Разбирането за развитие на  кариерата на служителите в рамките на бизнеса е едно нещо, но много служители искат да видят и какво ще спечелят от престоя си в компанията. Много често парите не са определящи при избора на определена компания, възможността да реализират амбицията си може да бъде много по-важна и по тази причина инвестирането в тях като обучение и развитие е от съществено значение.

Уверете се, че служителите ви са на правилните позиции

Преместване на един талантлив служител вътре в компанията може да изглежда добра идея, но този процес трябва да се управлява правилно. “Организациите често възприемат високия потенциал на хората като взаимозаменяем – те смятат, че един служител, който се справя успешно с дадена задача, може да бъде също толкова ефективен във всяка друга роля в компанията. Това обаче трябва да се преценява много внимателно, защото понякога се оказва заблуда.

Накарайте ги да се чувстват оценени

Цененият персонал обикновено е щастлив персонал. Хората могат да се насърчават един друг да се задържат на работното място, а и това прави работния процес по-продуктивен. Когато си вършат добре работата за вас, вие развивате бизнеса си, затова нека  знаят колко много цените упоритата им работа.

Предложете им гъвкаво заплащане

Еднаквият модел на заплащане не отговаря на работата на всички служители и няма да им хареса. По-добър вариант е да предложите на служителите си гъвкава бонусна структура.

Създайте отношение към бранда на компанията

Една от причините, поради която някой служител иска да остане в една организация, е осъзнаването, че компанията има цел, която резонира с неговите собствени разбирания. Работодателската марка е важна за персонала. Горди ли са вашите служители, когато отиват някъде с папка с логото на компанията ви или не?

Създавайте правила около гъвкавата и дистанционна работа

Работата с нефиксирано работно време и работата от вкъщи станаха популярни за много организации. В случай че точно във вашата фирма този тип гъвкава заетост не е възможна, уверете се, че служителите ви разбират защо това е така конкретно във вашата организация. В противен случай неразбирането и липсата на комуникация по този въпрос може да се превърнат в проблем.