Как да създадем система за оценка на персонала?

Съветите на Дик Гроут

Създаването на нова система за оценка на работата на персонала е трудно начинание. Още по-трудно е, ако организацията не притежава логична и добре проверена процедура, по която да разработи новата система.

На база на опита на Дик Гроут  в работата на десетки компании, където е участвал в създаването на системи за оценка на персонала (които действително работят), ви предлага десет съвета. Тези съвети ще помогнат на всяка една компания да създаде нова система за оценка на работата на персонала, която ще предоставя полезна информация и ще бъде приета по ентусиазиран начин от всички участници в нея.

Първо. Включете активно топ мениджмънта. Без подкрепата и съпричастието на топ-мениджмънта, нито една система или програма няма да проработи. Висшият мениджмънт следва да разработи стратегически план, да идентифицира ценностите и ключовите компетенции в компанията, да изгради специален екип по внедряване на системата за оценка, да демонстрира важността на системата за оценка чрез активно участие в процеса по нейното създаване и внедряване, както и да използва резултатите от оценката при вземането на управленски решения.

Второ. Установете критериите на идеалната система. Вземете предвид потребностите на четирите групи „играчи”, които присъстват в която и да е система за оценка:

         Оценителите, които трябва да оценяват работата

         Хората, които ще бъдат оценявани

         Професионалистите по човешки ресурси, които администрират системата

         Висшият мениджмънт, който води организацията

Определянето на очакванията на четирите групи още в самото начало осигурява подкрепата им за системата, веднъж след като тя бъде окончателно изработена. Попитайте всяка група: „Как следва да изглежда системата, за да е изключително успешна за вас?” Целете се нависоко, не търсете посредствените резултати.

Трето. Създайте специален екип, който ще внедрява и прилага системата. Това следва да е група от персонала, като в нея присъстват представители както на оценяващите, така и на оценяваните служители, от всички функционални направления и йерархични нива на организацията. Екипът по прилагане на системата е отговорен за покриване на две основни изисквания на успешната система за оценка. Първо, разработването на подходящите форми за оценка, политики и процедури. Второ (което често пъти се недоглежда), осигуряването на успешното приложение на системата за оценка.

Четвърто. Започнете с изготвяне на формата за оценка. Формата за оценка е като фар, който ще привлече вниманието на всички. Съставете формата за оценка и получете колкото се може повече обратна връзка за нея. Не вярвайте на хората, които ви казват, че формата не е важна. Те грешат. Ако съставяте формата със собствени сили вътре в организацията си, направете всичко възможно тя да оценява както поведението, така и резултатите.

Пето. Вградете вашата мисия, визия, ценности и ключови компетенции във формата. Оценката на работата е средство, не крайна цел. Истинската цел на всяка система за оценка на работата е да направи така, че стратегическият план, визията и ценностите на компанията са пределно ясни на персонала и се осъществяват. Ключовите компетенции, очаквани от всички членове на организацията следва да се включат, опишат и измерят. Ако мисията на фирмата не е достатъчно ясно описана в системата за оценка, най-вероятното следствие е да се появи цинизъм, скептицизъм и ирония в известна част от персонала. Ценностите стават истински само когато хората се държат отговорни за придържането към тях.

Шесто. Комуникирайте непрекъснато. Разпространете сред персонала проекто-документите на системата и поканете участниците в нея да направят препоръки. Нека процесът по разработването на системата да е видим, чрез регулярни съобщения и обяви, насочени към персонала. Използвайте проучвания, пробни тествания на системата, търсете обратната връзка и помнете фундаменталния принцип – „Хората подкрепят онова, което са подпомогнали да бъде създадено”.

Седем. Обучете всички оценители. Системата за оценка на работата изисква множество от умения – наблюдение на поведението, поставяне на цели, развитие на хората, борба с неприемливото поведение, убеждаване, разрешаване на проблеми, планиране и т.н. Ако обучението на оценителите не е възможно най-подробно, системата за оценка няма да даде особени резултати. И още – не игнорирайте най-важното от всички изисквания: в прилагане на системата за оценка ще има нужда от много кураж.

Осем. Ориентирайте в ситуацията всички оценявани служители. Целта на системата и нейните процедури следва да се разяснят предварително (и ентусиазирано) на всички, които ще бъдат свързани с нея. Следва да се осигурят специфични умения, ако новата система изисква самооценка, оценка на висшестоящите или разработването на план за индивидуално развитие.

Девет. Използвайте резултатите, които получавате от системата за оценка. Ако резултатите не се използват за повишаване на служители, заплати, развитие, обучение и освобождаване, хората ще осъзнаят, че цялата работа със системата за оценка е просто едно излишно занимание без стойност.

Десет. Наблюдавайте и коригирайте системата за оценка. Одитирайте качеството на оценките, степента, в която се използва системата и степента, в която се постигат целите от съществуването на системата. (Едно от най-големите предимства на онлайн системите за оценка е, че всички тези данни са достъпни по всяко време). Подавайте обратна връзка към мениджърите, оценителите и оценяващите. Обучавайте новите оценители веднъж след като те бъдат назначени на мениджърски постове. Активно търсете предложения и мнения за подобряване на системата.

Процесът на оценка на работата в една компания е от критична важност. Системата за оценка дава отговор на два въпроса, които всеки член на една организация би искал да знае:

1. Какво очаквате от мен?

и

2. Как се справям, оправдавам ли очакванията ви?

Ето защо, използването на моите 10 съвета ще ви помогне да създадете система, която ще дава акуратни и пълни отговори.

За автора: Дик Гроут е един от най-успешните и известни автори, консултанти и лектори в САЩ по въпросите на управление на оценката, лидерството и изграждане на организационно съвършенство.